Cachen im Herzen der Städteregion – Das Interview mit der Orga!

Vor ein paar Tagen wurde ich von Stefan angeschrieben, ob ich nicht Lust hätte in meinem Blog über ein Event zu berichten? Natürlich habe ich Lust! So habe ich schnell ein Interview mit der Orga geführt …

Ich wünsche Euch viel Spaß beim Lesen dieses Interviews!

Wie seid Ihr auf die Idee zu einem Event in Alsdorf gekommen?

Bei unseren Events gehören Geocaching und Bergbau zusammen. Was liegt da näher, als im Aachener Steinkohlerevier ein Event zu veranstalten. Und da im nächsten Jahr die Schließung der Zeche Anna in Alsdorf genau 25 Jahre zurückliegt, fanden wir den Augenblick mehr als passend, genau hier und jetzt damit zu starten.

Ach übrigens ? wo bitte liegt Alsdorf?

Alsdorf ist eine Stadt in der Nähe von Aachen ? nicht weit vom Dreiländereck entfernt.

In welcher Location wird Euer Event stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt?

Das Energeticon ? auf dessen Gelände das Event stattfindet ? haben wir schon länger ins Auge gefasst, einfach weil es sehenswert ist und man dort viel über den Bergbau aber auch über die Energiewende erfahren kann.  Außerdem ist es mit seinen über 50000 qm, der entspannten Parkplatzsituation, der angegliederten Gastronomie und den vorhandenen sanitären Einrichtungen einfach perfekt als Location.

Wie  groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus um das Event zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?

Derzeit besteht unser Orga-Team für die beiden Eventtage aus 12 Personen. Sollte es zum Mega-Status kommen, wird diese Anzahl wohl nicht ausreichen. Da unser Team über ganz Deutschland verteilt ist, übernehmen nur zwei Personen ? meine Frau Daniela und ich, Stefan Grates ? die Vorarbeit vor Ort.

Außerdem liegt auch der Kontakt mit Groundspeak, den Shops etc. in unserer Verantwortung.

Wie ist die Organisation Eures Events bisher gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt ihr es gelöst?

Alle bisherigen Planungen sind genauso gelaufen wie die Planungen zu unseren früheren Events und es sind noch keine großen Probleme aufgetreten, es läuft alles wie geschmiert. Da muss ich direkt mal auf Holz klopfen, damit das auch so bleibt.

Gibt es noch offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?

Alles Grundsätzliche ist bereits geklärt. Wir müssen eigentlich nur noch die Feinarbeit leisten.

Um den Mega-Status zu erhalten muss eine Kommunikation mit Groundspeak stattfinden. Wie ist diese bisher verlaufen?

Der Mega-Status wurde gerade erst beantragt. Bisher hatten wir mit Groundspeak nur Kontakt bezüglich der Freigabe 6 Monate vor Event. Das war super. Wir hatten innerhalb kürzester Zeit eine positive Rückmeldung :-)

Derzeit fehlt noch der Mega-Status  – das Listing wird gerade erst veröffentlicht. Andere Veranstalter versuchen Ihr Listing 12 Monate vorher veröffentlicht zu bekommen um genügend Werbung machen zu können. Warum seid Ihr so spät dran?

Vermutlich kann man hier begründen, dass wir es nicht darauf anlegen, ?Mega? zu werden. Wir haben zwar den Antrag gestellt, hoffen vor allem darauf, dass alle Spaß haben und einen Grund, bei anderen Events ebenfalls zu uns zu kommen. Außerdem wird das Publish am 24.12. erfolgen. In unseren Augen ein schönes Datum für eine Veröffentlichung.

Wie sieht Eure finanzielle Absicherung zur Risikoabsicherung aus? Andere Veranstalter haben für einen solchen Fall einen Verein gegründet.

Unser finanzielles Risiko hält sich sehr in Grenzen, deshalb haben wir über eine Vereinsgründung noch nie nachgedacht.

Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Euer Event? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?

Abgesehen von den Partnern Bitburger und Feldschlösschen gibt es viele kleinere Firmen mit denen wir Kontakt haben. Auch hier läuft alles sehr positiv. Die Unterstützung seitens des Energeticons und der Stadt Alsdorf, mit denen wir uns im Zuge der Planungen auseinandersetzen mussten und müssen, erleichtert uns die Vorbereitung des Events.

Für die Megas in Frankfurt und München gab und gibt es Diskussionen um Einschränkungen durch die Location. Welche Einschränkungen wird es bei Euch geben? Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen dürfen?

Nein, eine maximale Besucherzahl wird es nicht geben. Durch das doch recht große Gelände haben wir einen gewissen Spielraum. Lediglich das angebotene Rahmenprogramm ist teilweise limitiert.

Die Anzahl der (Mega-) Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur ein oder zwei große Events im Jahr besuchen kann,  gerade Euer Event besuchen?

Weil wir auch dieses Event wie alle vorangegangenen Events mit sehr viel Herzblut und Liebe zum Detail organisieren, wie man es sonst nur bei kleinen Events erwarten würde.

Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer ?Highlight?, wo Ihr besonders stolz darauf seid?

Ein Highlight wird sicherlich die kostenlose Besteigung des Förderturms sein. Dazu neue Geocaches. Geplant ? aber derzeit wirklich nur geplant ? ist ein WIG-Workshop. Die Geocacher erwarten hervorragende Shops… und grade ganz frisch reingekommen: Frank Trepte, einer der besten Autoren der Szene! Und sonst: Lasst Euch überraschen…

Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Event vertreten sein? Welche ?bekannten? haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?

Um den Shops auch die Chance zu geben, Einnahmen zu generieren, werden wir nicht mehr als 8 Shops annehmen. Feste Zusagen haben wir z.B. von Mario mit seinem LaserLogoShop, Der Gründel und Cacher’s World. Selbstverständlich wird es auch einen Shop vom Energeticon sowie unseren Steigerbiershop geben.

Die Organisation eines großen Events ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?

Hier kann ich nur ganz klar JA sagen. Wenn tatsächlich der Mega-Status kommt, werden wir auf jede Hilfe angewiesen sein, die wir bekommen können. Kontakt bitte über orga.alsdorf@gmail.com. Als Dankeschön haben wir uns eine nette Überraschung überlegt.

Anmerkung Saarfuchs: Das Event hat eine Veranstaltungswebseite und eine Seite bei Facebook.

Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen? Wie schaut Eure Kalkulation aus? Plant Ihr einen Gewinn zu verbuchen und wenn ja, wofür werdet Ihr ihn verwenden?

Der Eintritt auf dem Eventgelände ist frei. Wir haben ein großes Rahmenprogramm mit Führungen, Auftritten, Kinderschminken uvm.
Für die Führungen, die natürlich nur optional angeboten werden, wird ein Entgelt zu zahlen sein. Hieran haben wir keinen Gewinn.

Nun noch zu Euch – ganz kurz, wie seid Ihr zum Geocaching gekommen und was macht Ihr so, wenn Ihr nicht gerade eine Dose sucht?

Gute Frage, nächste Frage… Wie wir dazu gekommen sind, kann ich gar nicht mehr sagen. Und wenn wir nicht grade Dosen suchen? Dann arbeiten wir und planen nebenher Event-Caches ;-)

Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?

Wir können Euch nur ans Herz legen: Kommt am 24. / 25. Juni 2017 mit Eurer Familie in die Städteregion und erlebt eine tolle Zeit!