Heute stelle ich Euch die Arbeit des Orga-Teams vom Megaevent „Cachen im grünen Herzen Deutschlands“ in Erfurt in einem Interview vor. Geduldig haben sie alle meine Fragen beantwortet und einen tollen Schlusssatz formuliert!
Wie seid Ihr auf die Idee zu einem Mega-Event in Erfurt gekommen?
Die Idee ein Mega in Erfurt/Thüringen zu organisieren, kursiert schon eine Weile durch die Erfurter/Thüringer Community. Doch Einer muss ja den ersten Schritt machen und so kam es, dass „Bex & Moe“ (der Moe bin ich) zusammen mit „Ronnsteff“ seit dem Mega in Berlin 2013 kein Mega/Giga ausgelassen haben, um Erfahrungen und Eindrücke zu sammeln. Auch erste Kontakte zu den Orga-Teams wurden geknüpft. So entschlossen wir uns ein Team zu formieren und Sommer 2014 die ersten Spatenstiche zu setzen.
Da es in Thüringen noch kein Event in dieser Größe gab und Thüringen im Allgemeinen unserer Meinung nach wenig Beachtung in Deutschland findet, entschlossen wir uns ein Event zu organisieren, in der Hoffnung, dass es Mega werden wird.
Wie sieht Eure finanzielle Absicherung zur Risikoabsicherung aus? Andere Veranstalter haben für einen solchen Fall einen Verein gegründet?
Auch wir haben einen Verein gegründet, den Verein Geocaching Projekte Thüringen e.V. Dieser steht jedoch nicht nur für das Mega, sondern auch für folgende Projekte, wie CITOs, Events und die Zusammenarbeit zwischen Behörden und anderen Vereinen.
Wie groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus, um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?
Das Orga-Team besteht aus insgesamt 12 Personen (6 Geocaching-Teams). Die Größe eines Teams ist für den Erfolg eines Veranstaltung weniger entscheidend. Wichtig sind die Ideen und das Engagement, das jeder Einzelne einbringt. So sind auch die Aufgaben entsprechend der Interessen der Team-Mitglieder aufgeteilt. Genaueres über unser Team findet ihr auf unserer Website (nicht mehr verfügbar) .
Wie ist die Organisation Eures Mega-Events „Cachen im grünen Herzen Deutschlands“ gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt Ihr es gelöst?
Tag für Tag stellten wir uns neuen Herrausforderungen. Wir sind ein starkes Team und konnten bisher alle Probleme lösen. Und momentan organisieren wir ja auch noch ;)
Gibt es noch offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?
Offene Punkte wird es noch bis kurz vor dem Event geben :) Es kommen immer wieder Herausforderungen und Aufgaben dazu.
Um den Mega-Status zu erhalten, muss eine Kommunikation mit Groundspeak stattfinden. Wie ist diese bisher verlaufen?
Amy von Groundspeak haben wir beim GIGA in Mainz kennengelernt und sind seitdem in ständigem Kontakt. Sie unterstützt uns bei Fragen und gibt uns Hilfestellungen zur Organisation und Ausführung des Events.
Welche Unterstützung gibt es von Groundspeak zu diesem Mega?
Groundspeak unterstützt alle Mega-Organisatoren mit einen sog. Sponsoring. Details dazu können wir leider nicht geben – TOP SECRET ;)
Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?
Durch unzählige Besuche der vielen Megas/Gigas der letzten Jahre kam es immer wieder zur Kontaktaufnahme mit verschiedensten Händlern. Viele dieser Händler waren so begeistert von unserer Idee ein Mega zu organisieren, dass sie sofort ihr Interesse als Aussteller bekundeten.
In welcher Location wird Euer Mega stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt?
Das Mega wird auf dem Gelände des ?ega Park Erfurt? stattfinden. Gewählt haben wir diese Location, weil sie perfekt zu unserem Motto ?Cachen im grünen Herzen Deutschlands? passt. Aber seht doch selbst: http://www.egapark-erfurt.de
Für die Megas in Frankfurt und München gab und gibt es Diskussionen um Einschränkungen durch die Location. Welche Einschränkungen wird es bei Euch geben?
Auf unserem Mega im grünen Herzen Deutschlands sind weder Hunde noch Fahrräder erlaubt. Dies geben uns die Richtlinien des ega-Parkes vor. Wir haben jedoch diese ?Tabu?-Themen von Anfang offen kommuniziert, sodass sich Jeder darauf einstellen kann.
Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen dürfen?
Auf 36 ha ist genug Platz für alle, die gern Teil dieses Events sein möchten.
Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur ein oder zwei Megas im Jahr besuchen kann, gerade Euer Event „Cachen im grünen Herzen Deutschlands“ besuchen?
Wir sind das grüne Herz Deutschlands ;) Mit unserem Motto ?Cachen im grünen Herzen Deutschlands? möchten wir die ursprünglichen Themen Geocaching und Natur den Teilnehmern näherbringen. Die Natur ist unser ?Spielplatz?, den wir achten und auch pflegen sollten. Außerdem liegt in Thüringen der geografische Mittelpunkt Deutschlands. Das heißt von überall aus der Bundesrepublik ist man relativ schnell in Erfurt/Thüringen – in diesem Fall führen alle Wege nach Erfurt und nicht nach Rom ;)
Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer ?Highlight?, auf das Ihr besonders stolz seid?
Das ?Highlight? ist der ega-Park selbst. Bisher gab es noch kein Mega/Giga mit einer Location passend zu Natur und Umwelt. Natürlich wird es das eine oder andere kleine ?Highlight? geben – ihr könnt also gespannt sein. Außerdem werden einige Workshops zum Programm gehören. Die neusten Informationen zum Event findet ihr auf eventimgruenen.de und auf unserer Facebook-Seite.
Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche ?bekannten? haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?
Unser Mega wird keine Verkaufsveranstaltung. Daher wird es nicht übermäßig viele Verkaufstände geben. Wir sind mit vielen Händlern noch in den Verhandlungen und werden ein gutes Gesamtkonzept erstellen. Dabei sein werden:
- GoCacher, als offizieller Medienpartner
- Geocoinshop
- Laserlogoshop
- Cachers-World
- Taschenlampenpabst
- uvm.
Die Organisation eines Megas ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?
Aber sicher werden wir Helfer brauchen! Ein Event in dieser Größenordnung ist ohne Helfer nicht zu bewältigen. Wir freuen uns über Jeden, der uns beim reibungslosen Ablauf des Events unterstützen möchte. Die Helferanmeldung findet ihr hier: http://event.eventimgruenen.de/helferformular/
Jeder Helfer bekommt nach der ?Arbeit? einen nicht käuflich zu erwerbenden Event-Coin und darf selbstverständlich sein zuvor erhaltenes T-Shirt behalten. Auch für eine kleine Verpflegung werden wir sorgen.
Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wie viele Geocacher plant Ihr Euer Mega?
Die erste werbewirksame Aktion war das Veröffentlichen der Facebook Seite, darauf gefolgt dann das Publish des Listings. Nur 2 Wochen nach dem Publish des Listing hatten wir die 500 will attends erreicht und noch einmal 2 Wochen später kam das GO für den Mega-Status aus Seattle.
Wir haben natürlich über die sozialen Netzwerke Werbung für uns, unser Event und das Listing gemacht. So konnten wir kontinuierlich das erste Ziel die 500 WAs erreichen und auch im Moment kommen täglich neue Anmeldungen hinzu :)Über die endgültige Teilnehmerzahl haben wir uns anfangs noch den Kopf zerbrochen, aber mittlerweile sind wir an dem Punkt: Es kommt, wie es kommt. ;)
Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen? Wie schaut Eure Kalkulation aus? Plant Ihr einen Gewinn zu verbuchen und wenn ja, wofür werdet Ihr ihn verwenden?
Ein Event zu organisieren kostet natürlich Geld z.B. für das Eventgelände. Daher wird es auch bei unserem Event eine Teilnehmergebühr geben, mit der wir die laufenden Kosten decken können.
Nun noch zu Euch – ganz kurz, wie seid Ihr zum Geocaching gekommen und was macht Ihr so, wenn Ihr nicht gerade eine Dose sucht?
Da man vom Geocaching doch eher schwer seinen Lebensunterhalt bestreiten kann, haben wir alle natürlich noch ein Leben neben der Dosensuche. Von der Erzieherin über die Studentin bis hin zum Handwerker ist alles dabei. Genauso verschieden wie die Berufe sind auch die Geschichten, wie man zum Geocachen gekommen ist. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Medien hierzu ihren Betrag geleistet haben und jeder irgendwann mal irgendwie in irgendeinem Betrag darauf aufmerksam gemacht wurde.
Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?
Macht euch zu eurem Glück auf nach Erfurt. Selbst unsere Freunde aus dem Cacheland sind herzlich eingeladen. Nächtliche Vulkane gibt es bei uns zwar nicht, aber dat is eben Erfurt nicht Kowelenz. Bringt alle eure Megaphones mit und macht ordentlich Stimmung auf unserem (Geocoin-)Fest ;)
